22 Октября 2019
23 Тишрей 5780
Недельная глава:
Йом-Кипур

30 Июня 2019

ТОП-3 инструмента для планирования рабочего времени

Одно из правил – все задачи должны быть записаны. Все, что вы запланировали у себя в голове, может так и остаться в планах. Все, что записано, вы выполните с большей вероятностью. В этой статье рассмотрим ТОП-3 инструмента для планирования рабочего времени, которые одновременно являются и своеобразной эволюцией в сфере тайм менеджмента.

 

Итак, самый простой способ планировать свой день – записывать все в обычный блокнот. Здесь есть варианты: вы можете записывать просто краткий список задач на день, либо с помощью таблицы классифицировать все задачи на сложные, легкие, срочные и не срочные, либо же, как советуют многие специалисты, записывать вообще все, что сможете: идеи, мысли, комментарии к задачам, процент выполнения, дополнения и так далее. Преимущество ведения блокнота в том, что он всегда у вас под рукой и не зависит, например, от перебоев в электричестве, зависающего компьютера или пропадающего интернета.

 

Тем не менее, этот инструмент уходит в прошлое, уступая место более инновационным способам оптимизации рабочего времени.

 

Microsoft Outlook – один из самых простых программных средств для планирования рабочего дня. С помощью этого инструмента у вас есть возможность не только управлять почтовыми сообщениями, но и работать с контактами, документами, планировать встречи, поездки и т.д. MS Outlook очень удобно использовать, когда есть необходимость связывать все задачи с электронной почтой. Например, если вы запланировали собрание, программа позволяет с помощью нескольких кликов разослать всем его предполагаемым участникам приглашение. Аналогично происходит работа с заданиями.

 

Поручая кому-то из сотрудников какое-либо дело, можно, во-первых, сразу привязать задачу к конкретному контактному лицу. Во-вторых – опять же, отправить указания по электронной почте. Единственное замечание: все контакты должны быть внесены в адресную книгу.

 

Основное преимущество планировщика Microsoft Outlook – доступность и универсальность. Наверняка он уже установлен на Вашем рабочем компьютере, является бесплатным при использовании пакета MS Office и, как правило, разработчики различных приложений ориентируются именно на эту программу.

 

Между тем, Outlook все же более привычен в роли почтового сервиса, а в целях планирования рабочего времени используется довольно редко в силу большого количества недостатков. В частности, в программе нельзя структурировать задачи по срокам или другим параметрам, все они являются равноправными и не делятся по степени важности. Кроме того, как отмечают специалисты, всем продуктам Microsoft присуща проблема с безопасностью и некоторая перегруженность функциями.

 

Альтернатив Outlook’у – множество. Но если ваша профессия подразумевает работу с людьми – будь то продажи или рекрутинг – очень удобно планировать рабочий день в CRM. Если система уже внедрена в вашей компании, это, пожалуй, лучший вариант.

 

Прежде всего, планирование в CRM – довольно гибкое. То есть, вы можете планировать день, месяц и год, при этом переносить и менять местами задачи крайне легко. Но самое важное – это связь планирования вашего рабочего времени с бизнес-процессами компании. Часть задач система выставляет вам автоматически – например, перезвонить клиенту после отправки коммерческого предложения. Все задачи при существовании соответствующего бизнес-процесса загружаются в воронку продаж либо в другую аналитическую форму – в таком случае, тратить время на анализ или подготовку отчетности не приходится вообще. При планировании рабочего времени в CRM задачи связаны с контрагентами и конкретными контактами, что позволяет сохранять историю взаимодействия с каждым из них. В задачи также можно подкреплять продукты и сделки, что еще больше упрощает работу пользователя.

 

Благодаря автоматизации процессов, объем рутинных операций значительно снижается, повышая тем самым эффективность работы. Если говорить конкретно о планировании работы отдела продаж, то вряд ли на сегодня существуют инструменты лучше, чем CRM система. При этом, облегчается работа каждого: и менеджера по продажам, и руководителя отдела, и собственника бизнеса. У последнего есть все возможности для получения актуального отчета по продажам в любой момент времени, что позволяет контролировать эффективность работы отдела в целом.

 

Источник: salesman.ua