23 Сентября 2019
23 Элул 5779
Недельная глава:
Ницавим

08 Сентября 2019

Секрет о том, как всё делать вовремя

Итак, даем слово Лайзе!

Глядя на длинный список текущих дел, мы все мечтаем о лишнем часе в сутках, чтобы справиться со всеми задачами. Может, после этого мы сможем установить баланс между работой и личной жизнью, который постоянно уклоняется от нас.

В 2010-м году коалиция канадских женщин заявила, что 24 часов недостаточно для нормальной работы и семейной жизни. Они также выступили за то, чтобы в сутках было 25 часов.

Но поскольку дополнительный час едва ли появится в будущем, эксперт в сфере лидерства и производительности, Таша Ойрих (Tasha Eurich), утверждает, что этого и не требуется. В своей новой книге «Настоящее лидерство: Счастливые люди, Высокие результаты, и как их объединить», Ойрих сказала: «Ключ к установлению баланса между работой и личной жизнью – это не продление суток на час, а избавление от одной лишней задачи ежедневно».

Ойрих базирует свою идею, «На одну задачу меньше», на принципе убывающей производительности. «Вложение большего количества времени во что-либо не обеспечивает лучший результат», — отмечает она.

Свой принцип она сформулировала после того, как бывший босс сообщил, что в своей компании, умным трудоголикам он предпочел бы еще более умных лентяев.

«Ленивых не потому, что они чего-то не делают, а в том смысле, что они находят кратчайший путь к выполнению поставленных задач», — пояснила Ойрих. «Осознание необходимости прекращения траты времени и энергии столь же важно, как и понимание оптимального времени для начала работы».

Не так-то просто убрать часть задач из списка текущих дел. Чтобы помочь в этом, Ойрих советует задать себе 3 вопроса, которые и помогут в достижении цели.

1. Могу ли я потратить меньшее количество времени на выполнение этой задачи?

«Около 64% руководителей считают, что у них слишком много приоритетов», — говорит Ойрих. Вместо того, чтобы хвататься за все дела одновременно, принцип «На одну задачу меньше» требует сделать шаг назад, пересмотреть каждую задачу и определить, имеет ли она приоритет над другими. Ограничение количества приоритетов позволит сосредоточиться на важных вещах, которые повысят ценность работы в целом.

 

«Люди слишком перегружены, они становятся интеллектуально ленивыми», — отмечает Таша Ойрих. «Суть в том, что у них будет больше простора для мысли, если они зададут себе пару вопросов перед работой». Расстановка приоритетов в листе задач поможет не только быть более продуктивным, но и более успешным.

Во время своего исследования Ойрих выяснила, что группа руководителей с растущим числом приоритетов показала меньшую отдачу, в то время как команда, сосредоточившаяся на небольшом количестве задач, добилась отраслевого роста. Фокусировка ментальной и физической энергии на ключевых вещах, отсутствие пустой траты времени на достижение результатов – первый шаг к тому, чтобы выполнять только нужные задачи.

2. Могу ли я поручить эту задачу другому человеку или группе?

Ойрих отмечает, что делегирование полномочий – один из важнейших навыков, которым мы не умеем успешно распоряжаться. Бизнесмены, в частности, нередко испытывают трудности при перепоручении сложных задач другим.

«Ощущать свою значимость — гордо. Труднее отказаться от задач, которые стали частью личности предпринимателя», — заявляет Ойрих, которая сама столкнулась со сложностью в перепоручении задач её бизнеса партнёрам. «Как правило, задачи, которые нам нужно делегировать – именно те, в которых мы сами слабо разбираемся».

Нанимая бухгалтера, который избавил ее от электронных таблиц, Ойрих смогла сосредоточиться на вещах, которые ей действительно нравится делать.

3. Должен ли я вообще выполнять эту задачу, или она никому не нужна?

В своей книге Ойрих упоминает, в качестве примера, одну директрису, которая тратила по 5 часов ежеквартально, составляя со своей командой отчёт за четырехлетний период. Но в последний год она заметила, что никто в компании её отчет не комментирует. Она решила вообще его не делать, чтобы понять: заметит ли кто-либо это. Каков был результат? Выяснилось, что приоритеты бизнеса изменились, и последние 2 года никто не заглядывал в этот отчёт.

Описанная история демонстрирует пример того, что добавление в список задач пункта просто потому, что «вы всегда его делаете», может быть неэффективным в конкретный период времени.

Чтобы понять, оставлять задачу в списке или нет, спросите себя, оправдает ли она время, потраченное на её выполнение. Еженедельные собрания отделов – именно та вещь, от которой можно отказаться. Спросите членов команды, считают ли они практику таких встреч эффективной, или собрания проводятся «по инерции». Понимание полезности задачи позволит либо сохранить её в списке, либо отказаться от неё навсегда.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult