910

бесплатно с
мобильных

0 800 600 910

бесплатно с мобильных и
стационарных

Персональный консультант
26 января 2017

Управление информацией как ресурс


Информация может быть как инструментом развития компании, так и способом похоронить компанию или проект. Если она была искажена и неправильно подана.  Консалтинговая компания HayGroup провела исследование, согласно которому 70% планов компании не воплощаются из-за неправильного информирования о них или отсутствия информации вообще.

Организовать правильно циркуляция информации в коллективе и управлять им – задача руководителя.

Что это дает?

Осознание  и достижение цели. Когда есть широкое видение, понимание, куда двигаться, под это подтягиваются идеи и инструменты решения поставленных задач. Сотрудники понимают смысл процессов и принимают правильные решения, отсеивается ненужное, становится понятным, какие задачи важные, какие второстепенные, и в целом команда работает более слаженно. Обычно такие видение есть в голове первого лица. Когда руководитель транслирует его дальше – улучшается результат работы команды. Когда у сотрудников есть полная и подробная информация о происходящем в компании, они работают более слаженно и могут предлагать новые идеи для развития бизнеса.

Внедрение изменений. Большинство изменений не доводят даже до середины из-за отсутствия информации: зачем это делать, какой будет результат, что происходит на всех этапах, какая польза для всех. Грамотное информационное сопровождение изменений повышает шанс на их осуществление.

Адекватная честная информация. В любой компании разносятся домыслы, слухи по любому поводу. Информирование сотрудников о происходящем – подробное, четкое, ясное – убирает слухи и не дает почву для интриг, страхов и т.п. Сотрудники чувствуют себя более стабильно и защищено, что положительно сказывается на работе. Это касается и незапланированных увольнений, например. Отсутствие информирования о происходящем демотивирует сотрудников.

Делиться опытом. Есть опыт, который приносят новые сотрудники с других мест работы, есть опыт, наработанный внутри компании – чем больше у сотрудников возможностей делиться опытом, тем меньше нужны приглашенные тренера и дорогое обучение.

Приверженность сотрудников. Руководителю важно рассказывать о преимуществах работы в компании, ее продукта, условий работы в ней. У него больше информации и понимания ситуации на рынке. Сотрудники часто не ценят то, что имеют, не зная внутреннюю кухню других компаний. Понимание, что компания делает качественный продукт, что о сотрудниках заботятся, повышает лояльность персонала.

Пункт управления информацией - что контролировать руководителю.

Кому направлено сообщение. Информация должна быть направлена конкретному исполнителю, иначе размывается ответственность и это отрицательно влияет на результат.

Скорость обмена информации. Это дорога с двусторонним движением. Руководитель оперативно передает всю поступающую ему информацию о задаче конкретным исполнителям. И регулярно получает от них обратную связь по проекту. Иначе решения не выполняются/не внедряются годами, компания  отстает от конкурентов.

Регулярность. Это касается собраний, рассылок, рабочих встреч. Собрания по понедельникам, рассылка по средам, внутренние встречи по четвергам, отчеты по пятницам и так далее.

Прямой доступ. Компания теряет связь с реальностью, если информацию руководителю фильтруют или адаптируют секретари, начальники отделов, доверенные лица и т.п. Начинаются манипуляции, детская игра в «испорченный телефон». Руководитель не видит настоящую картину происходящего и соответственно это влияет на качество принимаемых решений.

Честность. Взаимный процесс – и сотруднику, и руководителю сложно утаивать информацию, обязательно будет утечка. Попытки скрыть правду подрывают доверие друг к другу и негативно сказываются на работе в команде.

Как передается информация внутри компании

Канал связи

Информация передается на совещаниях, в рассылке, на корпоративных сайтах и внутренних соцсетях. Разные люди по-разному ее воспринимают: для одних важен личный контакт на встрече, вторым нужно время прочитать сообщение и обдумать его. Для этого одно и тоже послание, чтобы оно дошло и было усвоено, передают разными способами.

Форма

Очень важно – передавать информацию простым и понятным языком, не используя бюрократические штампы. Часто ясная и четка идея обрастает «отглагольными существительными», и становится абстрактной и трудновоспринимаемой.

Обратная связь

Важно не только донести информацию, но и получить отклик: собрать отзывы, понять, как люди восприняли информацию, услышать их. Часто руководителя заботит только первая часть – сообщить, и абсолютно отсутствует обратной связи. Если руководитель не поощряет вопросы от сотрудников, комментарии, не слушает их мнение, это демотивирует последних и начинается игра в «испорченный телефон»: сказали одно – услышали другое. Плюс обратной связи – сотрудники могут увидеть ситуацию под другим ракурсом и улучшить выполнение задачи.

Как слушать собеседника, чтобы услышать

·  Вам нужно понять, что говорит собеседник. Не оценивая, не делая поспешных выводов о нем.

·  Чем меньше говорите – тем больше слышите.

·  Следите за мимикой, жестами, внешним видом – это тоже источник информации.

Приемы активного слушания, которые помогут услышать больше:

Паузы. Выдерживаете паузу после того, как человек закончил говорить. Это дает возможность осмыслить, осознать, добавить что-то к рассказу.

Парафраз. Повторяете кратко своими словами сказанное собеседником. Так он понимает, что его услышали и поняли.

Уточнение. Просите уточнить мелкие подробности.

Сообщение о восприятии. Вы можете словами сообщить, что вы поняли, что он сказал, и как он себя чувствует при этом. Например, дать ему понять, что вы поняли, как ему важно было высказать свое мнение и оценили его заботу об общем результате.

Освоив простые приемы управления информацией в коллективе, вы улучшаете процесс принятия решений и выполнения задач.


Читайте также:
12 августа 2017
Считается, что о прошлом месте работы — либо хорошо, либо ничего. Соискателей нередко возмущает это правило, ведь не все бывшие начальники одинаково...

12 августа 2017
Рассылаете резюме, а приглашений на собеседование все нет? Проверьте, не написали ли вы лишнего: некоторая информация, которая кажется вам безобидно...

10 августа 2017
Управление персоналом в современных условиях превратилось в целую науку. Кадровые департаменты отвечают уже не только за набор к...