910

бесплатно с
мобильных

0 800 600 910

бесплатно с мобильных и
стационарных

Персональный консультант
27 января 2017

Тайм-менеджмент в компании


Современное управление временем гораздо шире, чем поставить сроки выполнения задач и следить за дед-лайнами. Соблюдение сроков – одно из направлений. Самый ценный ресурс компании – люди, поэтому важно следить за эффективной работой команды. Не с точки зрения «выжать все», а мотивировать быть эффективным и сохранять высокий уровень работоспособности. Иначе говоря – речь об умении распределить ресурсы на марафонской дистанции, а не о победе спринтера.

Сроки выполнения задач

Важно правильно определять срок для выполнения задачи.

Ставить сроки, согласовывая с исполнителем. Частая ошибка руководитель ставит сроки по своему разумению, не согласовывая с ответственным сотрудником. Правильно – согласовывать сроки с исполнителем, тогда последний разделяет ответственность. (Конечно, разделение ответственности будет, когда подчиненный не боится говорить правду и не просто молча кивает головой.)

Контролировать сроки. Кроме конечного дедлайна, есть промежуточные, которые необходимо точно прописать, озвучить, согласовать. И контролировать также их. За новичком нужно постоянно следить и поддерживать, опытный сотрудник контролирует сам. Причем инициатива здесь идет снизу: сотрудник сам приходит к руководителю рассказать о результате. Но это тоже нужно озвучить заранее. Ошибкой будет думать, что для сотрудника это само собой разумеется. Промежуточный контроль позволяет понимать, все ли идет по плану и корректировать дальнейшие шаги.

Предварительный результат. Маленькая хитрость: дедлайн для сотрудников должен быть на неделю, день, несколько часов меньше, чем для руководителя. Но подчиненные не должны об этом знать. Это позволяет что-то изменить и подкорректировать. Ответственность запланировать «двойной дедлайн» лежит на руководителе.

Инструменты. По мимо обычных встреч, можно использовать скайп-конференции, внутренние системы управления, приложения. По статистике, контроль за сотрудниками и выполнение задач занимает до 50% времени руководителя и его нужно вносить в ежедневный список дел отдельным пунктом.

Пожиратели времени

Самые популярные: неумение планировать, выделять главные задачи, много непродуктивных совещаний, беспорядок на рабочем месте, Интернет, разговоры «о жизни». Если человек не понимает, как ему выполнять задачу или зачем, он будет бесконечно откладывать ее на потом.

Что с ними делать?

«Я этого не делаю». Или Stopdoinglist. Например, неделю вы записывается все, что вы делаете и сколько это занимает времени (все подряд). Выделяете список своих «пожирателей», вешаете на стене перед собой. «Я не делаю:….» и следуете ему.

Вдохновлять и мотивировать. Обратная сторона контроля времени – вдохновение, мотивация. Вы делаете ту работу, на которую мотивированы, которая вас вдохновляет. Соответственно, задача работодателя позаботится, чтобы у сотрудника была мотивация действовать. И это не только зарплата. Это вдохновляющие цели. Сотрудник сам выбирает – отвлекаться ему или нет. Если есть ясная, четкая, понятная вдохновляющая цель – он будет работать. Если нет – стараться избежать выполнения задач любыми способами. Цель ставит руководство, но не навязывая и спуская сверху, а так, чтобы она вдохновляла.

Чувство времени. Не у каждого оно есть, ему нужно учиться. Для начала – отслеживая, сколько времени занимает каждая задача. В дальнейшем это помогает четко рассчитывать количество времени при планировании работы. Иногда сотрудники не заняты – видно по количеству выпитого кофе и разговоров в рабочее время, тогда имеет смысл сжать сроки выполнения проекта.

Как выполнять задачу. У сотрудника должно быть четкое понимание, как он будет делать запланированное, иначе он просто не будет ее делать. Можно решить так: проговорить с сотрудником, как он будет выполнять задачу и набросать план; назначить наставника; дать ресурс, где можно найти решение.

Личная заинтересованность в работе. Это не только про понимание общих целей компании. Человек должен понимать, как работа согласуется  с его личными целями и жизненными планами. Часто это касается личного и профессионального роста, системы мотивации и т.п.

Профилактика профессионального выгорания

Одна из причин, по которой люди перестают быть эффективными, впадают в депрессию, прокрастинируют – профессиональное выгорание. Если мы хотим иметь марафонцев, а не спринтеров в команде, нужно следить за несколькими вещами.

Признаки выгорания. Нужно их знать и быть внимательным к сотрудникам, чтобы во время заметить. Это: нейтральное или негативное отношение к работе, сотрудникам, клиентам, ощущение тупика, собственной профессиональной несостоятельности.

Для того, чтобы понимать, в какой форме находятся сотрудники, лучший формат – встреча тет-а-тет. Структура встречи: результаты работы, ближайшие планы, удовлетворенность работой, что можно изменить и - разговор о проблемах сотрудника. Завершить разговор лучше планированием и информированием сотрудника об изменениях. Цель этой встречи для руководителя – не говорить, а слушать человека, чтобы знать о его состоянии, что происходит у него в жизни и при необходимости поддержать, если нужно – отпуском или выходным.

Гибкость в работе. Сейчас очень много инструментов для удаленной работы, их можно использовать, чтобы улучшить качество жизни и качество работы. Контролировать не время проведенное за рабочим столом, а сроки и эффективность выполнения работы.

Быть в балансе. У каждого из нас кроме работы, есть другие сферы жизни. Физическое благополучие (жилье, питание, здоровье), развитие личности (обучение, хобби), семья (забота и общение с родственниками), бизнес (работа, карьера, партнеры, клиенты), духовные (вера, культура), социум (городские события, праздники). Если все время уделять только работе, возникает дисбаланс, страдают другие сферы жизни. Человек становится несчастным, часто сам не понимая, почему. Ведь формально – работа и деньги есть.

Руководителю важно самому быть разносторонним и поддерживать баланс, и в тоже время, следить, что бы у сотрудников гармония была во всех сферах жизни. Помочь могут: корпоративы с участием членов семей, профессиональное обучение, мероприятия в интересных местах.


Читайте также:
12 августа 2017
Считается, что о прошлом месте работы — либо хорошо, либо ничего. Соискателей нередко возмущает это правило, ведь не все бывшие начальники одинаково...

12 августа 2017
Рассылаете резюме, а приглашений на собеседование все нет? Проверьте, не написали ли вы лишнего: некоторая информация, которая кажется вам безобидно...

10 августа 2017
Управление персоналом в современных условиях превратилось в целую науку. Кадровые департаменты отвечают уже не только за набор к...