910

бесплатно с
мобильных

0 800 600 910

бесплатно с мобильных и
стационарных

Персональный консультант
16 марта 2017

Правила этикета в приемной и кабинете руководителя


Если руководитель назначил вам встречу на определенное время в своем кабинете, опаздывать и заставлять себя ждать недопустимо. Будет лучше, если вы придете в приемную минут на 5-10 раньше, чем было назначено.

1.  Обычно в приемной есть секретарь, обязанность которого доложить о вашем приходе и пригласить вас в кабинет. Поэтому стучать в дверь руководителя в рабочее время не принято даже при отсутствии секретаря. Если в приемной по какой-то причине пусто, вы можете приоткрыть дверь, заглянуть в кабинет. Если нет других посетителей, попросите разрешения войти. Возможно, вас пригласят сразу или попросят подождать в приемной. В нерабочее время стучать в дверь кабинета обязательно. Дверь открываем, если услышали «Войдите!». Если не услышали – можно постучать немного громче.

2.  Если разговор обещает быть продолжительным, то руководитель, как хозяин кабинета, обязан пригласить вас присесть, при этом не указывать жестом, на какой именно стул, а предоставить вам право выбрать удобное для себя место. Но вы старайтесь сесть напротив начальника, а не сбоку. Если в процессе разговора возникнет необходимость показать документы в компьютере или на столе руководителя, он сам догадается попросить вас сесть поближе.

3.  Не спешите излагать суть дела с порога. Присядьте и дождитесь фразы: «Какой вопрос вы хотели обсудить?» или «Я вас внимательно слушаю». После этих слов начальник готов вас слушать. Весь спектр вопросов, которые вы хотите выяснить, сформулируйте заранее.

Картинки по запросу этикет в кабинете

4.  Во время разговора не следует смотреть вбок или вниз. Смотрите собеседнику в глаза, даже если вы привыкли бояться начальства.. Во-первых, так легче установить контакт (тогда и страх пройдет), во-вторых, это будет соответствовать нормам этикета.

5.  В процессе разговора ни один из собеседников не должен смотреть на часы. Вообще-то продолжительность беседы контролируется хозяином кабинета, а не посетителем. Причем это должно делаться незаметно для посетителя. Это легко, если имеются настольные часы или начальник перед началом разговора снял наручные часы и положил перед собой на столе рядом с ежедневником.

6.  В случае прерывания беседы телефонным звонком, начальнику допустимо отреагировать на это разными способами, смотря по ситуации. Трубку можно не брать или взять и сразу положить, что явно указывает на важность темы разговора. В таком случае и звонящий поймет, что в настоящий момент его абонент занят. Если начальнику необходимо прервать беседу ради звонка, то следует извиниться перед посетителем. В случае, если вопрос по телефону не решается в течение 1 минуты, руководитель должен попросить, чтобы ему перезвонили позже.

7.  Если разговор по существу дела окончен, вопросы разрешились, то инициатором завершения разговора должен стать хозяин кабинета. Фраза: «У вас есть еще какие-то вопросы?» обычно звучит, когда становится понятно, что разговор себя исчерпал. Завершающей фразой может стать, например: «Полагаю, мы все с вами обсудили». Здесь следует попрощаться. При этом помните — руку для рукопожатия первым протягивает начальник, а не в коем случае не вы ему! До двери кабинета посетителей провожают только в случаях, когда хотят проявить к ним особое уважение и почет.

Нормы этикета для начальника

Руководителем быть сложно. Именно к ним требования соблюдения делового этикета предъявляются в первую очередь. Схема отношений «начальник — подчиненный» достаточно регламентирована нормами служебной этики.

Стандартная ситуация - вы назначили определенное время встречи посетителю, но к моменту его прихода еще заняты беседой с другим посетителем или еще не освободились от иных неотложных дел. Эту задачу можно решить двумя способами.

·  Передать извинения через секретаря и попросить немного подождать.

·  В случае неотложного дела, никак не связанного с присутствием предыдущего посетителя, выйдите к прибывшему лично, объясните ситуацию, извинитесь и попросите подождать. К примеру: «Петр Петрович, я жду важный звонок из Москвы, подождите, пожалуйста, в приемной».

Похожее изображение

В то время, когда посетитель заходит в кабинет, крайне невежливо разглядывать бумаги или уставиться в монитор компьютера. Если вы на самом деле заняты, все равно оторвитесь на секунду, чтобы дать посетителю понять, что вы его заметили, кивнуть в знак приветствия, предложить сесть, извиниться и как можно быстрее покончить с делом, которым вы были заняты.

Разговор инициируете вы, как хозяин кабинета, поэтому предложите посетителю озвучить свои вопросы. Во время его монолога следует показать, что вы внимательно его слушаете и не перебивать. Отсутствующий вид недопустим. Если какие-то моменты беседы вам неясны, начинайте задавать уточняющие вопросы и обсуждать проблему.

Исключите на время беседы телефонные разговоры или хотя бы сведите их к минимуму. Приносите извинения всякий раз, если звонки вас прерывают.

Индивидуальный контакт руководителя любого уровня с персоналом необходим и для создания более тесных взаимоотношений с возглавляемым коллективом, и для более эффективного управления. Вы будете настоящим лидером, если хорошо знаете свою команду.

Когда подчиненные проявляют инициативу, внося свои предложения, не спешите с оценкой. Тем более, если на первый взгляд они кажутся неосуществимыми или нерациональными.

·  во-первых, любое проявление инициативы обязательно должно поощряться как факт. В противном случае в следующий раз подчиненные не захотят обратиться к вам с новыми идеями и предложениями;

·  во-вторых, сходу очень сложно детально вникнуть в суть предложенного. Для этого нужно время. Возможно, надо более четко сформулировать постановку вопроса, или же уточнить некоторые детали и т. п.

Поэтому проявите мудрость, гибкость и профессионализм. Даже если рацпредложение вам не до конца понятно или не выглядит ценным, отложите принятие решения по нему на некоторое время. И не забудьте поблагодарить рационализатора.

Часто посетители излагают суть вопроса нечетко и путано, затрудняются с формулировками. Вместо того, чтобы раздражаться, перебивать и подгонять собеседника, обозначьте временные рамки в начале разговора. Например: «Виктор Иванович, давайте попробуем уложиться в 10 минут, я срочно уезжаю». Эта просьба вполне законна, к тому же это заставит посетителя быть более собранным, кратким и говорить по сути.

При завершении беседы сделайте еще раз акцент на том, что пожелание, просьбу, предложение вы услышали, приняли во внимание, и собираетесь что-то предпринять по этому поводу. Вы можете ответить: «Хорошо, Эмма Сергеевна, эта программа действительно нужна нашей фирме, я дам распоряжение бухгалтеру, чтобы Вам выделили средства». Теперь можно попрощаться.

Руководитель должен чувствовать, когда уместно обращаться к подчиненному на «ты», и когда это недопустимо. Помните, что обращение на «ты» неуместно, если подчиненный старшего возраста или если сверстник обращается к вам на «вы». Обращение на «ты» можно позволить себе с собеседником, с которым вы находитесь в дружеских отношениях.

Источник 


Читайте также:
21 марта 2017
Общение с руководителем лишь отчасти регламентируется стандартными нормами этикета. В основном же оно выстраивается, исходя из негласных правил. В к...

20 марта 2017
Вопрос управления брендом работодателя все чаще возникает на повестке дня ведущих компаний в Украине. Так, согласно «Общеотраслевому обзору зара...

16 марта 2017
Если руководитель назначил вам встречу на определенное время в своем кабинете, опаздывать и заставлять себя ждать недопустимо. Будет лучше...

Рейтинг@Mail.ru