910

бесплатно с
мобильных

0 800 600 910

бесплатно с мобильных и
стационарных

Персональный консультант
01 марта 2017

20+ раздражающе непрофессиональных email-привычек


Средство коммуникации, которое не сдается под натиском мессенджеров и чатов особенно в корпоративной и бизнес-среде — электронная почта. Есть даже свод правил составления деловых писем, эдакий email-этикет. Но сегодня мы поговорим не о том, как нужно, а о том, как ни в коем случае нельзя.

Журналисты Business Insider попросили экспертов назвать самые непозволительные вещи, которые встречаются в деловой переписке. Если вы не хотите, чтобы адресат вас возненавидел, постарайтесь воздержаться от приемов, описанных ниже.

«Срочные» письма, которые на самом деле не срочные

«Как в истории с мальчиком, который кричал «Волки!», если вы будете злоупотреблять маркером срочно, рано или поздно люди просто перестанут вас замечать», — поясняет главный HR CareerBuilder Розмари Хефнер. И однажды, когда ваше письмо будет действительно срочным, никто не обратит на него внимания.

Капслок

НЕ ОРИТЕ НА МЕНЯ!!! Когда вы пишете капслоком, складывается такое впечатление.

Капслок можно использовать в email только если вы хотите, чтобы у адресата случился сердечный приступ. И да, о восклицательных знаках в переписке тоже забудьте, раз уж мы об этом заговорили.

Неформальности

Тон беседы с адресатом должен соответствовать вашим с ним отношениям, но чересчур неформальничать — непрофессионально, считает Хефнер. Она рекомендует рассудительно использовать смайлы, цветной текст, модные шрифты и сленговые сокращения.

По мнению эксперта по этикету и автора книги «Не отрыгивайте в переговорной» Розалинды Оропеза Рэндалл, не все умеют быстро расшифровывать акронимы. «Особенно бдительны будьте в общении с людьми другого поколения, которые могут не понимать молодежных словечек или предпочитают более традиционный тон в деловой переписке», — говорит она.

Канцелярщина

В то же время не переборщите с официозом, вы же не хотите выглядеть роботом.

«Не страшно добавить немного энтузиазма в ваш email», — считает Вики Оливер, автор книг «301 остроумный ответ на сложные вопросы этикета» и «301 остроумный ответ на сложные вопросы на собеседовании».

Она сетует, что иногда получает email, настолько официально составленные, что они выглядят, как автоматический ответ системы.

Ответить всем

«Email-переписка — это вам не курилка — это инструмент коммуникации. Если вы отвечаете на письмо, которое разослали группе людей, убедитесь, что жмете «ответить всем», только если вам действительно нужно, чтобы все получили ваш ответ», — говорит Хефнер.

Добавить в копию

Делиться информацией, которая не принадлежит лично вам, нехорошо. Это большая ответственность. Нельзя, например добавить клиента в копию переписки с боссом, в которой он что-то про этого клиента говорит. Или коллегу в переписку с другим коллегой.

«Никому не нравится, когда в их переписку может вклиниться посторонний без их согласия», — говорит Рэндалл.

Добавить в скрытую копию

«Я не фанат скрытых копий. Когда я получаю письмо и вижу, что меня добавили скрытой копией, я задаюсь вопросом, кто еще в ней может быть», — говорит Оливер. Скрытые копии порождают недоверие и секретность, считает она.

«Если вам нужно перенаправить письмо кому-то, кого по идее не должно быть в цепочке, копипастните текст в отдельный email персонально этому человеку», — предлагает эксперт.

Ночные письма

Оливер и сама иногда писала письма среди ночи, потому что «иногда ты просыпаешься очень рано и чувствуешь себя супер-продуктивной». Но даже в современном 24/7-мире люди не очень-то радуются весточкам в какие-то сумасшедшие часы. «В лучшем случае они подумают, что вы трудоголик, у которого нет личной жизни. В худшем — что вы одержимы», — говорит она.

Так что, если вдохновение застало вас врасплох посреди ночи, напишите письмо, сохраните в черновиках и отправьте утром, в рабочее время.

Расплывчатая тема письма

«Это я», «Привет» или «FYI» не дает получателю никакой информации о том, зачем вы ему пишете, и скорей всего он даже не откроет письмо. «Ничего из этого не притягивает внимание. В деловой переписке тема письма должна быть короткой и понятной. Давая адресату информацию, вы тем самым способствуете тому, что он скорее вам ответит», — говорит Рэндалл.

Отсутствие темы письма

Заставлять получателя открывать письмо, чтобы узнать, что внутри — бесит.

Начало письма в теме письма

Если получателю приходится открыть письмо, чтобы узнать, чем заканчивается вопрос, начатый в теме — это бесит еще больше.

Дурацкий email-адрес

Если вы пишете деловое письмо, не важно, кому — коллеге, клиенту, боссу — не отсылайте его с личного ящика с игривым адресом. Какой бы он ни был — игривый, секси или вульгарный — вы сразу все испортите. Если вы еще не готовы избавиться от подросткового «S3xyCan1@netscape.net», то хотя бы не используйте его в деловой переписке.

Жеманность или философские цитаты

«Слоган в подписи иметь приемлемо, нескончаемые цитаты могут показаться непрофессиональными и обременительными. Ваши цитаты и слоганы должны соответствовать вашему бизнесу или образу», — говорит Рэндалл.

Слишком много личных писем

Шутки, милые истории и мотивашки, отправленные по случаю, могут взбодрить, но если их слишком много, они быстро начинают раздражать, говорит Рэндалл. «Не важно, насколько добры ваши намерения, если вы будете заваливать коллег письмами, они просто поставят вас в спам-фильтр», — считает она.

Добавлять «конфиденциально» в конце письма

«Когда вы пишете человеку email, только он сам может принимать окончательное решение о том, насколько это письмо конфиденциально», — говорит Рэндалл. Она предлагает договорится о секретности еще до начала диалога, если в этом действительно есть необходимость. Это дает возможность получателю дать согласие на секретность, а вам — доказательства этого согласия на случай, если случится утечка.

Быть резким

Иногда появляется искушение добавить резкости, особенно если вы долго не получаете того, за чем пришли. Но люди долго помнят грубость по email, поэтому лучше к ней не прибегать, считает Оливер.

Если вы все-таки вышли из себя, она рекомендует написать письмо, сохранить в черновиках и выждать 48 часов, прежде чем отправлять. А потом перечитать и решить на остывшую голову, не слишком ли резко оно составлено.

Быть строгим

Если вы хорошо знаете человека, то можно обойтись и без нежностей. Но в деловой переписке лучше использовать такие слова, как «спасибо», «пожалуйста» и «хорошего дня», иначе можно показаться невежливым, считает Оливер.

Множество опечаток

«Отправлено с iPhone» — не оправдание. В наше время опечатки более или менее приемлемы, поскольку все больше людей пишут письма с телефонов, но слишком много опечаток — уже непрофессионально. Если письмо очень срочное и вы пишете его на бегу, перечитайте перед тем, как отправить.

Раздражающая пунктуация

Если вы хотите продемонстрировать адресату, насколько взволнованы его предложением, используйте один восклицательный знак в конце предложения. «Иногда людей заносит, и они начинают печатать несколько восклицательных знаков подряд. Результат может показаться получателю слишком эмоциональным или незрелым. Восклицательные знаки в деловой переписке нужно использовать очень редко», — говорит автор книги «Основы бизнес-этикета» Барбара Пачтер.

Неделовые шрифты

Возможно, у Purple Comic Sans есть сферы применения, но деловую переписку следует вести только деловыми шрифтами классического цвета. Главное правило: ваше письмо должно быть легко читаемым. «Лучше всего использовать размер 10- или 12- таких шрифтов как Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пачтер. Что касается цвета, черный — лучший выбор.

Мыслью по древу

Большинство людей уделяет на чтение одного email секунды, максимум пару минут, читая по диагонали. Учитывайте это при написании писем. Длинные письма, разбитые на большие блоки текста, читать тяжело, так что старайтесь разделить их на максимальное количество коротких абзацев. Или разбить текст на буллеты, что даже проще.

Можно также подчеркнуть важное жирным шрифтом или курсивом, но не стоит этим злоупотреблять.

Автор: Майя Яровая для AIN.UA 


Читайте также:
12 августа 2017
Считается, что о прошлом месте работы — либо хорошо, либо ничего. Соискателей нередко возмущает это правило, ведь не все бывшие начальники одинаково...

12 августа 2017
Рассылаете резюме, а приглашений на собеседование все нет? Проверьте, не написали ли вы лишнего: некоторая информация, которая кажется вам безобидно...

10 августа 2017
Управление персоналом в современных условиях превратилось в целую науку. Кадровые департаменты отвечают уже не только за набор к...